BPMS Nedir?

BPMS Nedir ve Nasıl Kullanılır?

Günümüz iş dünyasında, verimli ve düzenli iş süreçleri yönetimi (BPM) rekabetçi kalmak için kritik bir faktördür. İşte bu noktada BPMS (Business Process Management System) devreye girer. BPMS, işletmelerin iş süreçlerini dijital ortamda tasarlamasını, otomatikleştirmesini, izleyip iyileştirmesini sağlayan kapsamlı bir yazılım sistemidir. Bu makalede BPMS nedir sorusunu detaylı bir şekilde yanıtlayacak, iş süreçleri yönetimi, süreç otomasyonu ve dijital dönüşüm gibi kavramlarla ilişkisini inceleyeceğiz.

Devamında, BPMS ile BPM arasındaki farkı açıklayacak, BPMS’in temel bileşenlerini (modelleme, yürütme, izleme, optimizasyon) ele alacak ve farklı kullanım alanları ile işletmelere sağladığı avantajları örneklerle tartışacağız. Ayrıca önde gelen BPMS yazılımlarından örnekler vererek, kurumsal süreçlerde BPMS’in önemini ve dijitalleşmeye katkılarını ele alacağız.

BPMS Tanımı ve Ne İşe Yarar

BPMS, İngilizce “Business Process Management System” (İş Süreçleri Yönetim Sistemi) ifadesinin kısaltmasıdır. En basit haliyle BPMS, bir işletmenin iş süreçlerini uçtan uca tanımlayıp modellemesine, kurallar çerçevesinde yürütmesine, sonuçları izlemesine ve sürekli olarak iyileştirmesine imkân tanıyan entegre bir yazılım çözümüdür. Bu sayede işletmeler, karmaşık süreçlerini dijital bir platformda düzenleyerek hataları azaltır, verimliliği artırır ve süreçlerin her aşamasını kontrol altına alır.

BPMS (İş Süreçleri Yönetim Yazılımı), genellikle görsel bir süreç tasarım arayüzü, bir iş akışı motoru, entegrasyon yetenekleri ve raporlama araçları barındırır. Böylece daha önce manuel olarak veya farklı sistemler üzerinden yürütülen iş akışları, BPMS üzerinde tek bir çatı altında otomatize edilir ve yönetilir. Örneğin bir insan kaynakları süreci BPMS ile dijitalleştirildiğinde, form doldurma, onay alma, bilgilendirme gibi adımlar otomatik bir sıraya bağlanır ve ilgili herkese görevler sistem üzerinden iletilir. Sonuç olarak BPMS, süreçleri standardize ederek işletmenin operasyonel verimliliğine katkı sağlayan bir altyapı sunar.

BPMS ve BPM Arasındaki Fark

BPM (Business Process Management) ve BPMS kavramları sıklıkla karıştırılır ancak aslında farklı anlamlara sahiptir. BPM, bir yönetim disiplini, metodoloji veya iş yaklaşımıdır; yani işletmelerin iş süreçlerini analiz edip iyileştirmeye odaklanan genel bir yöntemler bütünüdür. BPMS ise bu disiplinin uygulanmasını sağlayan, teknoloji ve araçlardan oluşan yazılım platformudur. Temel olarak BPM “ne yapmalı ve nasıl iyileştirmeli” sorularına yanıt ararken, BPMS “bu iyileştirmeleri hangi araçla ve otomasyonla yapmalı” sorusuna çözüm sunar.

Örneğin bir şirket, BPM yaklaşımıyla süreçlerinin verimsiz olduğunu tespit edebilir ve iyileştirme kararı alabilir; bu iyileştirmeleri hayata geçirmek için ise bir BPMS yazılımı kullanarak süreçlerini dijital ortama taşır, adımları otomatikleştirir ve izlenebilir hale getirir. BPM olmadan BPMS, neyin geliştirileceği konusunda yol gösteremez; BPMS olmadan BPM ise belirlenen iyileştirmeleri tam anlamıyla uygulamaya dönüştüremeyebilir. Bu nedenle BPM ve BPMS birbirini tamamlayan, ancak biri kavramsal diğeri araçsal iki unsurdur.

BPMS’in Temel Bileşenleri (Modelleme, Yürütme, İzleme, Optimizasyon)

Bir BPMS çözümü, iş süreçlerinin yaşam döngüsünü yönetmek için bir dizi temel bileşen ve işlev sunar. Genellikle bu bileşenler bir iş süreci yönetimi yaşam döngüsünün aşamalarını temsil eder: süreç modelleme, yürütme (otomasyon), izleme ve optimizasyon. Aşağıda bu bileşenlerin her birini detaylı olarak ele alıyoruz.

Bir BPMS platformunun yaşam döngüsü: Süreçlerin tasarımı (modelleme), yürütülmesi, izlenmesi ve sürekli iyileştirilmesi (optimizasyon) aşamaları döngüsel olarak birbirini takip eder. Böylece süreçlerde sürekli gelişim ve adaptasyon mümkün hale gelir. Bu yaşam döngüsü yaklaşımı, BPMS platformlarının süreçleri düzenli olarak gözden geçirip iyileştirmesine olanak tanır.

Süreç Modelleme

Süreç modelleme aşamasında, mevcut iş süreçleri ayrıntılı bir biçimde haritalandırılır ve ideal akışlar tasarlanır. BPMS araçları genellikle sürükle-bırak yöntemiyle çalışan, görsel süreç modelleyiciler sunarak kullanıcıların süreç adımlarını, karar noktalarını ve görev akışlarını diyagramlar üzerinde oluşturmasını sağlar. Bu aşamada yaygın olarak kullanılan bir standart BPMN (Business Process Model and Notation)’dir; BPMN sayesinde karmaşık süreçler, herkesin anlayabileceği ortak bir görsel dil ile ifade edilir. Modelleme bileşeni, süreçlerdeki roller, görevler ve iş kurallarının netleştirilmesine yardımcı olur ve süreç henüz uygulamaya alınmadan önce olası aksaklıkların tespit edilmesini sağlar.

Süreç Yürütme (Otomasyon)

Modellediğiniz süreçler, BPMS platformunun iş akışı motoru tarafından yürütülür. Yürütme bileşeni, tanımlanan adımların gerçek zamanlı olarak işletilmesini ve önceden belirlenmiş iş kurallarının eksiksiz uygulanmasını sağlar. BPMS, insan görevlerini (örneğin onaylar veya veri girişi) ve sistem görevlerini (örneğin diğer yazılımlara entegrasyon, otomatik hesaplamalar) bir arada orkestra ederek süreci otomatik hale getirir. Örneğin bir onay süreci BPMS ile yönetildiğinde, uygun kişiye otomatik olarak görev ataması yapılır, belirlenen süre içinde yanıt gelmezse hatırlatma gönderilir ve süreç akışı şartlara göre yönlendirilir. Bu şekilde süreçler, manuel müdahaleye gerek kalmadan, tutarlı ve hızlı biçimde çalışır.

Süreç İzleme ve Kontrol

BPMS, yürütülen süreçlerin her adımını izleme imkânı sunar. İzleme bileşeni sayesinde yöneticiler ve süreç sahipleri, bir işlemin o an hangi aşamada olduğunu, kimde beklediğini, ne kadar süredir devam ettiğini gerçek zamanlı olarak takip edebilir. BPMS yazılımları genellikle görsel gösterge tabloları (dashboard) ve raporlama araçları üzerinden süreç performansını sunar – örneğin her bir adımın ortalama tamamlanma süreleri, tıkanan noktalar veya bekleyen iş sayısı gibi bilgiler sağlanır. Bu saydamlık sayesinde süreçler üzerindeki kontrol artar ve olası sorunlara erken müdahale edilebilir. Ayrıca BPMS üzerindeki denetim mekanizmaları, tanımlı kurallara uyulup uyulmadığını izleyerek gerektiğinde uyarılar tetikler. Sonuç olarak işletme, süreçlerini anlık verilerle yönetme ve gerekli düzeltici aksiyonları alma olanağı kazanır.

Süreç Optimizasyonu (Sürekli İyileştirme)

İzleme aşamasından elde edilen veriler, süreçlerin performansını değerlendirmek ve optimize etmek için kullanılır. BPMS, sunduğu analiz araçları ile hangi adımların beklenenden uzun sürdüğünü, nerelerde kaynak israfı oluştuğunu veya geliştirme fırsatlarını ortaya koyar. Sürekli iyileştirme prensibiyle süreç tasarımları gerektiğinde güncellenir ve BPMS platformunda yeniden uygulanır. Bu döngüsel iyileştirme süreci sayesinde işletmeler, değişen koşullara hızla uyum sağlayıp süreç performanslarını artırmaya devam ederler. Örneğin BPMS üzerindeki bir rapor, onay süreçlerinin ortalama 3 gün sürdüğünü gösteriyorsa, bu süreyi kısaltmak için süreçten gereksiz adımlar çıkarılabilir veya paralel onay mekanizmaları eklenebilir; yapılan değişiklikler BPMS aracılığıyla hızla hayata geçirilir ve yeni süreç akışı tekrar izlenmeye başlanır.

BPMS Kullanım Alanları

BPMS çözümleri, sektörden bağımsız olarak pek çok iş sürecinin düzenlenmesi ve otomasyonu için kullanılabilir. Hem yatay iş fonksiyonlarında (örneğin insan kaynakları, finans, müşteri hizmetleri gibi), hem de belirli sektörlere özgü süreçlerde BPMS’ten faydalanılmaktadır. İşte BPMS kullanım alanlarına bazı örnekler:

• Onay ve İzin Süreçleri: Şirket içi onay gerektiren iş akışları (satın alma talepleri, masraf onayları, izin başvuruları gibi) BPMS ile otomatikleştirilerek her adımın kayıt altına alınması ve sürecin hızlanması sağlanır.
• Sipariş ve Satış Yönetimi: Müşteri siparişinin alınmasından teslimata ve faturalamaya kadar uzanan süreçler BPMS üzerinde entegre şekilde yönetilebilir. Bu sayede satış, depo ve muhasebe gibi farklı birimler tek bir süreç platformu üzerinden koordinasyon içinde çalışır.
• Doküman ve Form İşlemleri: Sözleşme onayları, belge dolaşımı, formların doldurulması gibi doküman merkezli süreçler BPMS ile dijital ortama taşınarak kâğıt kullanımı azaltılır ve her belgenin güncel versiyonu takip edilir.
• İK Süreçleri: İşe alım, eğitim, performans değerlendirme, izin yönetimi gibi insan kaynakları süreçleri BPMS ile standartlaştırılıp izlenebilir hale gelir. Örneğin, işe alım süreci bir BPMS üzerinde tasarlandığında, aday başvurularının toplanması, mülakat planlaması ve onay süreçleri otomatik bir akış içinde ilerler.
• Üretim ve Operasyon: Üretim hattındaki kalite kontrol formlarından bakım-onarım taleplerine kadar operasyonel süreçler BPMS ile izlenip yönetilebilir. Özellikle üretim sektörü ve lojistik alanında süreçlerin sorunsuz akması için BPMS çözümleri yaygın olarak kullanılır.
• Sektörel Uygulamalar: Bankacılık ve sigortacılık sektöründe kredi başvurusu değerlendirme veya hasar talep süreçleri, sağlık sektöründe hasta kabul ve tedavi akışları gibi sektör bazlı karmaşık süreçler de BPMS ile yönetilebilir. Çok adımlı ve çok paydaşlı iş akışlarının olduğu her alanda, BPMS süreçleri düzenleyip optimize etmek için güçlü bir araçtır.

BPMS’in İşletmelere Sağladığı Avantajlar

Bir BPMS kullanmanın işletmelere sunduğu çok sayıda somut fayda vardır. Doğru uygulanan bir iş süreçleri yönetimi sistemi, günlük operasyonları iyileştirirken stratejik açıdan da şirkete değer katar. BPMS’in şirketlere sağladığı başlıca avantajlar şunlardır:

• Verimlilik Artışı: BPMS, tekrarlanan işleri otomatikleştirerek çalışanların zaman kaybını en aza indirir. Manuel iş yükü azaldığı için hatalar da azalır ve süreçler daha hızlı tamamlanır. Böylece aynı kaynaklarla daha fazla iş üretmek mümkün hale gelir. İyi kurgulanmış bir BPMS, süreçlerdeki verimliliği sürekli artırarak buna bağlı olarak maliyetleri düşürebilir.
• Şeffaflık ve İzlenebilirlik: Tüm süreç adımları BPMS üzerinde kayıt altına alındığı için kimin, neyi, ne zaman yaptığı açıkça görülebilir. Bu şeffaflık işletme içinde hesap verebilirlik kültürünü destekler. Yöneticiler, süreç performans göstergelerini (KPI) anlık olarak takip edebilir ve gerektiğinde müdahale edebilir. Örneğin bir müşteri şikâyetinin hangi aşamada takıldığını BPMS’in raporlama ekranlarından kolayca tespit etmek mümkündür.
• Entegrasyon ve Uyum: BPMS sistemleri, diğer kurumsal yazılımlarla (CRM, ERP, e-posta sunucuları, veritabanları vb.) entegre çalışarak bilgi akışını tek noktada birleştirir. Farklı departmanlarda başlayan işlemler diğer sistemlere otomatik olarak aktarılır, böylece silo halindeki uygulamalar yerine entegre bir işleyiş sağlanır. Ayrıca süreç adımlarının standartlaştırılması, yasal ve sektörel düzenlemelere uyumu kolaylaştırır. Örneğin belirli bir onayın alınmadan bir sonraki adıma geçilmemesi kuralı BPMS içinde tanımlanarak uyumsuzluğun önüne geçilebilir.
• Dijital Dönüşümün Hızlanması: BPMS, işletmelerin dijitalleşme yolculuğunda kilit bir rol oynar. Kâğıt formların ve e-posta ile takip edilen işlemlerin yerini dijital iş akışları alır; tüm süreç verileri ve dokümanları elektronik ortamda tutulur. Bu sadece kağıtsız ofis sağlamakla kalmaz, aynı zamanda verilerin analiz edilebilir şekilde toplanmasını mümkün kılar. BPMS kullanan kurumlar, dijital dönüşüm adımlarını hızlandırarak yenilik yapma ve değişen piyasa koşullarına daha hızlı uyum sağlama avantajı elde eder​.

BPMS Yazılım Örnekleri

Piyasada, farklı ölçek ve ihtiyaçlara yönelik birçok BPMS yazılımı bulunmaktadır. Bazıları açık kaynak kodlu ve ücretsiz sunulurken, bazıları kurumsal düzeyde gelişmiş özellikler içeren ticari ürünlerdir. İşte dünya genelinde yaygın olarak kullanılan bazı BPMS yazılımı örnekleri:

• Camunda BPM: Açık kaynak kodlu ve hafif yapılı bir BPMS platformudur. Camunda, BPMN 2.0 standartlarını destekleyen güçlü bir süreç motoruna sahiptir. Geliştiriciler ve işletmeler tarafından sıkça tercih edilen Camunda, mikroservis mimarilerine uygun yapısıyla yüksek performanslı iş akışı otomasyonu sunar.
• Bizagi: Kullanıcı dostu arayüzü ve sürükle-bırak süreç tasarım aracıyla bilinen bir BPMS çözümüdür. Bizagi, süreç modelleme (Bizagi Modeler), uygulama geliştirme (Bizagi Studio) ve yürütme (Bizagi Engine) için entegre bir platform sağlar. Özellikle iş birimlerinin, teknik ekiplerden bağımsız olarak süreç tasarlamasına olanak veren özellikleriyle öne çıkar.
• Bonita BPM (Bonitasoft): Bonita, hem açık kaynak topluluk sürümü hem de kurumsal sürümü bulunan popüler bir BPMS platformudur. Bonita BPM, kullanıcı arayüzü tasarımından veri entegrasyonuna kadar kapsamlı araçlar içerir. İş süreçlerini otomatikleştirmenin yanı sıra, kullanıcı dostu form oluşturma ve gelişmiş raporlama modülleriyle de tanınır.
• Appian: Kurumsal ölçekte sık kullanılan bir düşük kod (low-code) BPMS çözümüdür. Appian, iş süreçlerini hızla uygulamaya almak için görsel tasarım araçları ve hazır bileşenler sunar. Büyük kuruluşlar tarafından karmaşık süreçlerin yönetiminde tercih edilen Appian, entegre sosyal işbirliği ve mobil erişim özelliklerine de sahiptir.
• Pegasystems (Pega BPM): Pega, gelişmiş iş kuralları motoru ve yapay zekâ entegrasyonlarıyla dikkat çeken bir BPMS/CRM platformudur. Büyük işletmelerde müşteri hizmetleri ve finans gibi alanlardaki karmaşık iş akışlarını yönetmek için kullanılır. Pega’nın sürükle-bırak tasarım özellikleri, iş analistlerinin minimum kodlama ile süreç uygulamaları geliştirebilmesine imkân tanır.
• IBM Business Automation Workflow (IBM BPM): IBM’in sunduğu kurumsal BPMS çözümüdür. Önceki adı IBM BPM olan bu platform, iş süreçleri ile iş kurallarını entegre biçimde yönetir. Yüksek ölçeklenebilirlik ve güvenlik özellikleriyle banka, telekomünikasyon gibi sektörlerde yaygın olarak kullanılmaktadır. IBM’in diğer kurumsal sistemleriyle entegre çalışarak uçtan uca otomasyon projelerinde önemli bir rol oynar.

Kurumsal Süreçlerde BPMS’in Önemi

BPMS, kurumsal şirketlerin karmaşık iş süreçlerini etkin bir biçimde yönetmesinde kritik bir rol oynar. Büyük ölçekli bir organizasyonda yüzlerce süreç ve bu süreçlere dahil olan farklı departmanlar bulunur; bunları manuel yöntemlerle veya kopuk yazılımlarla yönetmek verimsiz ve hataya açık olacaktır. BPMS ise kurum içindeki tüm süreçlerin tek merkezden tanımlanmasını, standartlaştırılmasını ve denetlenmesini mümkün kılar.

Kurumsal süreçlerde BPMS kullanımının önemi birkaç başlıkta özetlenebilir:

• Tutarlılık ve Standartlar: BPMS, her departmanın süreçlerini şirket genelinde ortak standartlara uygun hale getirir. Bu sayede benzer işler farklı birimler tarafından farklı şekillerde yürütülmez; tüm organizasyonda tutarlılık sağlanır.
• Ölçeklenebilirlik: İş hacmi büyüdükçe süreçleri elle yürütmek zorlaşır. BPMS, artan iş yüküne rağmen süreçlerin aksamamasını sağlar ve ek iş taleplerini otomasyonla karşılayarak ölçeklenmeyi mümkün kılar.
• Gerçek Zamanlı Kontrol: Üst yönetim, BPMS sayesinde kurumun operasyonel işleyişini gerçek zamanlı olarak izleyebilir. Bu da stratejik karar alma süreçlerinde büyük avantaj sağlar; yöneticiler nerede verimlilik sorunları yaşandığını veya hangi sürecin tıkanma noktasına geldiğini somut verilerle görebilir.
• Uyum ve Denetim Kolaylığı: Kurumsal şirketler için iç denetimler, mevzuata uyumluluk ve kalite standartları büyük önem taşır. BPMS, tüm işlem adımlarını ve kullanıcı aksiyonlarını kayıt altına alarak denetimlerde tam şeffaflık sunar. Süreçlerin dokümante edilmiş ve izlenebilir olması, ISO 9001 gibi standartlara uyumu da doğal olarak kolaylaştırır.

Özetle, BPMS kurumsal süreç yönetimini kural bazlı, şeffaf ve kontrol edilebilir hale getirerek şirketlerin stratejik hedeflerine ulaşmasını destekler. Günümüzde rekabet gücünü korumak isteyen büyük ölçekli işletmeler, süreçlerini bir BPMS üzerinde yönetmeyi bir gereklilik olarak görmektedir.

BPMS ile Dijitalleşme

Dijitalleşme, bir kurumun iş yapış biçimlerini teknoloji yardımıyla dönüştürmesini ifade eder. Bu dönüşümde BPMS, kritik bir yapı taşıdır çünkü geleneksel olarak kâğıt veya e-posta ile yürütülen işler BPMS sayesinde uçtan uca dijital süreçler haline getirilebilir. Örneğin bir müşteri şikâyet yönetimi süreci eskiden telefon ve e-postalarla takip ediliyorsa, BPMS üzerinde tamamen dijital bir akışa dönüştürülebilir; müşteri talebi çevrimiçi bir form ile alınır, ilgili ekiplere otomatik olarak yönlendirilir ve çözüm süreci sistem üzerinde izlenir.

BPMS, süreç otomasyonu sağlayarak dijitalleşmenin temelini oluşturur. Süreçlerin dijital ortama taşınması, kurumların verilerini merkezi bir yapıda toplamasını ve bu verilerden anlamlı içgörüler elde etmesini mümkün kılar. Örneğin, BPMS üzerinden yürüyen süreçlerden elde edilen veriler sayesinde yöneticiler, her iş için harcanan süre, bekleme süreleri, maliyetler ve verimlilik gibi ölçümleri rahatlıkla analiz edebilir. Bu verilere dayalı olarak iş süreçlerinde köklü iyileştirmeler veya yeniden tasarımlar yapmak mümkün hale gelir.

Ayrıca BPMS, dijital dönüşüm stratejisinin başarısı için önemli bir unsurdur. Sadece yeni teknoloji yatırımları yapmak, gerçek bir dijital dönüşüm için yeterli değildir; aynı zamanda süreçleri de bu dönüşüme uygun şekilde yeniden düşünmek gerekir​.

BPMS, kurum içindeki farklı departmanların iş akışlarını uçtan uca dijitalleştirip birbirine bağlayarak, şirket genelinde bütüncül bir dönüşüm sağlar. Kâğıttan kurtulan ve veriye dayalı çalışan bir işletme, piyasadaki değişimlere daha çevik tepki verebilir ve inovasyonu destekleyen bir kültür oluşturur.

Sonuç olarak, BPMS ile dijitalleşme, işletmelere hız, esneklik ve rekabet avantajı kazandırır. İş süreçlerini bir BPMS üzerinde dijitalleştiren kurumlar, hem bugünün ihtiyaçlarına daha iyi cevap verirler, hem de gelecekteki teknolojik yeniliklere hazır hale gelirler. Bu da dijital dönüşüm yolculuğunda önemli bir mesafe kat etmek anlamına gelir.

Benzer Konumuz: Bitrix24 Nedir?